KVKK Uyumlu Diyetisyen Programı: Danışan Verisini Koruma Rehberi

Diyetisyenin tuttuğu her kayıt — kilo, tanı, laboratuvar sonucu, gebelik haftası — KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu nedenle "KVKK uyumlu diyetisyen programı" arayışı aslında iki soruyu birlikte sorar: Yazılım veriyi nasıl koruyor ve yazılım, sizin veri sorumlusu olarak yükümlülüklerinizi yerine getirmenize nasıl yardım ediyor? Bu rehber, EVA.Insight'taki gizlilik araçlarını KVKK'nın temel ilkeleriyle eşleştirerek anlatır.

Hiçbir yazılım tek başına bir kliniği KVKK'ya uyumlu hâle getirmez; uyum, veri sorumlusu olan diyetisyenin süreçleriyle sağlanır. EVA.Insight bu süreçleri destekleyen araçlar sunar: anonim danışan modu, yapay zekâya kimlik gönderilmemesi, kimliksiz kodla paylaşım, cihaz ve oturum yönetimi, çöp kutusu ve hesap silme.

Diyetisyen için KVKK neden ayrı bir konu?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veriler arasında sayar ve bunların işlenmesini genel verilere göre daha sıkı şartlara bağlar. Kanunun 6. maddesi 2024 yılında değiştirilerek özel nitelikli verilerin işlenme şartları yeniden düzenlenmiştir; güncel metni ve Kurul kararlarını takip etmek veri sorumlusunun görevidir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, özel nitelikli veriler için alınması gereken yeterli önlemleri ayrı bir kararla belirlemiştir. Bu önlemler iki grupta toplanır:

• İdari tedbirler: Personel eğitimi, gizlilik taahhütleri, yetki matrisi, erişim yetkilerinin periyodik gözden geçirilmesi.
• Teknik tedbirler: Güvenli bağlantı, güçlü kimlik doğrulama, erişim kayıtları, gereksiz verinin tutulmaması, verinin güvenli imhası.

Uygulamanın ayrıntılarını, aydınlatma metni ve açık rıza dahil, KVKK ve hasta verisi güvenliği rehberinde ele aldık. Bu rehber yazılım tarafına odaklanır.

KVKK ilkeleri ve EVA'daki karşılıkları

KVKK'nın 4. maddesindeki genel ilkelerden biri, verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Aşağıdaki tablo, bu ve diğer ilkelerin EVA'da hangi araçla desteklendiğini ve sizde kalan sorumluluğu gösterir.

Anonim danışan modu: veriyi hiç toplamamak

Veri güvenliğinin en etkili yolu, gerek olmayan veriyi hiç toplamamaktır. EVA'da yeni danışan formundaki anonim danışan anahtarını açtığınızda ad, soyad, telefon ve e-posta hiç kaydedilmez; danışan otomatik bir kodla anılır.

Klinik hesaplamalar için gerekenler kimlik bilgisi değildir: cinsiyet, doğum tarihi, boy, kilo, ölçümler ve klinik durumlar WHO z-skorunu, enerji ihtiyacını ve hastalığa özgü değerlendirmeyi yapmaya yeter. Anonim olmayan danışanlarda bile ad ve soyad zorunlu değildir; boş bırakılırsa sistem sıralı bir isim atar.

Anonim mod şu durumlarda özellikle uygundur:

• Öğrenci ödevleri ve vaka çalışmaları
• Kurum taramaları, okul veya işyeri ziyaretleri
• Danışanın kimlik bilgisini paylaşmak istemediği görüşmeler
• Meslektaşla tartışılacak eğitim vakaları

Anonim danışanın takibi, kodu kendi kayıtlarınızda (ör. kâğıt dosyada veya klinik defterinde) eşleştirerek yapılabilir. Böylece dijital sistemde yalnızca klinik veri durur, kimlik bilgisi ise ayrı ve daha dar bir erişimle korunur.

Yapay zekâ ve kimlik: ne gönderilir, ne gönderilmez?

EVA.Insight'taki yapay zekâ, Amazon Bedrock üzerinde çalışan Claude modeliyle rapor yorumu, trend analizi ve tarif içe aktarma yapar. Rapor yorumu üretilirken danışan kimliği yapay zekâya gönderilmez; model rapordaki besin değerleri, hedefler ve klinik bağlam üzerinden çalışır.

Üretilen yorum bir taslaktır: düzenlenebilir, yeniden üretilebilir ve dışa aktarımlara bir uyarı notuyla eklenir. Klinik karar her zaman diyetisyene aittir. Kurumlar da kendi alan adları için yapay zekâ yorumunu kapatabilir. Yapay zekâ kullanımının genel gizlilik boyutunu yapay zekâ ve sağlık verisi gizliliği yazısında, EVA'daki yorum iş akışını yapay zekâ klinik yorum rehberinde anlattık.

Kimliksiz paylaşım: kodla salt okunur erişim

Vaka danışmak, süpervizyon almak veya bir meslektaşa devretmek klinik pratiğin parçasıdır; ama bunu e-postayla danışan dosyası göndererek yapmak gereksiz veri aktarımıdır. EVA'da her rapor ve beslenme programı 8 karakterlik bir kod alır.

1. Rapor veya program için paylaşımı açarsınız.
2. Kodu meslektaşınıza iletirsiniz.
3. Meslektaşınız kodu girerek içeriği salt okunur görür.
4. Paylaşılan görünümde danışan kimliği, özel notlarınız ve danışan bilgileri yer almaz; yalnızca besin listesi, toplamlar, değerlendirme ve varsa yapay zekâ önerileri görünür.
5. İş bittiğinde paylaşımı kapatırsınız.

Paylaşılan içeriği açmak ücretli bir EVA hesabı gerektirdiği için kod, meslektaşlar, ekip üyeleri, süpervizör ile öğrenci ve öğretim üyesi arasındaki paylaşım içindir. Danışanın kendisine ise rapor ve programı PDF veya Word çıktısı olarak verirsiniz. Bu çıktılar danışanın kendi bilgisidir; ancak dosyayı hangi kanaldan ilettiğiniz de sizin sorumluluğunuzdadır. Kalabalık mesajlaşma gruplarından veya paylaşımlı e-posta adreslerinden kaçınmak, çıktıyı doğrudan danışana ya da yasal temsilcisine ulaştırmak iyi bir uygulamadır. Paylaşım iş akışının ayrıntıları rapor ve menü paylaşım kodu rehberindedir.

Hesap güvenliği: cihaz ve oturum yönetimi

Birden fazla cihazdan çalışmak kolaylık sağlar, ama her açık oturum bir erişim noktasıdır. EVA'da hesap ayarlarındaki güvenlik bölümü bu noktaları görünür kılar:

• Açık oturumlar cihaz adı ve son görülme zamanıyla listelenir; kullandığınız cihaz ayrıca işaretlenir.
• Tanımadığınız bir oturumu tek tek sonlandırabilir, "diğer tüm cihazlardan çıkış" ile kalanları kapatabilirsiniz; bu işlem şifre doğrulaması ister.
• Şifre en az 10 karakter olmalı, harf ve rakam içermelidir. Şifre değiştiğinde diğer tüm cihazlardaki oturumlar kapanır.
• Art arda hatalı giriş denemeleri hesabı geçici olarak kilitler. Şifre sıfırlama bağlantısı 30 dakika geçerlidir ve tek kullanımlıktır.
• Şifre sıfırlama ekranı, girilen adres kayıtlı olsun olmasın aynı mesajı gösterir; böylece hangi e-postaların sistemde olduğu dışarıdan öğrenilemez.

Mobil cihaz kullanıyorsanız ek bir katman sizin elinizdedir: telefonun ekran kilidini açık tutmak ve cihazı başkalarıyla paylaşmamak. Telefon kaybolursa başka bir cihazdan giriş yapıp o oturumu sonlandırmak ve ardından şifreyi değiştirmek, erişimi dakikalar içinde keser. Ekipte birden fazla kişi çalışıyorsa her kişinin kendi hesabını kullanması, kimin hangi kayda eriştiğinin izlenebilmesi açısından da önemlidir.

Silme, geri yükleme ve saklama

Yanlışlıkla silinen bir kayıt da veri bütünlüğü sorunudur. EVA'da silinen raporlar ve danışanlar önce çöp kutusuna gider; bir danışanı geri yüklediğinizde ona bağlı raporlar da geri gelir.

Hesabınızı kapatmak istediğinizde hesap ayarlarından şifrenizle onaylayarak silebilirsiniz. Hesap silindiğinde ad, e-posta ve telefon gibi hesap bilgileri silinir veya anonimleştirilir, oturum ve cihaz kayıtları ile oluşturduğunuz danışan kayıtları silinir. Finansal ve denetim kayıtları yasal saklama süresi boyunca anonimleştirilmiş olarak tutulur. Fatura için girdiğiniz kimlik numarası danışan çıktılarında görünmez; ödeme sırasında kart bilgileri ödeme altyapısında işlenir ve EVA sunucularına ulaşmaz.

Saklama süresini belirlemek ise sizin kararınızdır: izlemi biten danışanların kayıtlarını ne kadar tutacağınızı kişisel veri saklama ve imha politikanızda tanımlayın. Kayıt tutma pratiğinin klinik tarafını danışan takibi ve seans notları yazısında ele aldık.

Diyetisyen için kısa KVKK kontrol listesi

1. Aydınlatma metninizi hazırlayın ve danışana ilk görüşmede verin.
2. Özel nitelikli veri işleme dayanağınızı güncel mevzuata göre belirleyin.
3. Klinik amaç için gerekmeyen alanları doldurmayın; mümkünse anonim danışan kullanın.
4. Vaka paylaşımında dosya göndermek yerine kimliksiz paylaşım kodunu kullanın.
5. Cihaz listenizi ayda bir kontrol edin, kullanmadığınız oturumları kapatın.
6. Saklama ve imha sürelerinizi yazılı hâle getirin.

EVA'nın genel yapısını EVA.Insight nedir yazısında, tüm özellikleri özellikler sayfasında inceleyebilirsiniz.

Özet

• KVKK uyumu yazılımla değil, veri sorumlusu olan diyetisyenin süreçleriyle sağlanır; yazılım bu süreçleri destekler.
• Anonim danışan modu, klinik hesaplama için gerekmeyen kimlik verisinin hiç toplanmamasını sağlar.
• Yapay zekâya danışan kimliği gönderilmez; kodla paylaşımda kimlik görünmez.
• Cihaz ve oturum yönetimi, çöp kutusu ve hesap silme, erişim güvenliği ile saklama-imha süreçlerini destekler.